HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO HỘ KINH DOANH: MẪU, QUY ĐỊNH VÀ CÁCH ĐĂNG KÝ

Trong kỷ nguyên số hóa, việc áp dụng công nghệ vào mọi khía cạnh của kinh doanh trở nên không chỉ là lựa chọn mà còn là yêu cầu bắt buộc để cạnh tranh và phát triển bền vững. Hóa đơn điện tử, với những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy, đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu cho các hộ kinh doanh. Bài viết này ARITO sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, cụ thể là về mẫu hóa đơn điện tử, quy định liên quan và hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử, giúp hộ kinh doanh dễ dàng chuyển đổi và tận dụng hiệu quả công nghệ này.

Hóa đơn điện tử là gì?

• Hóa đơn là một chứng từ kế toán quan trọng được lập bởi cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trong đó thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ghi chép lại. Hóa đơn này có thể được biểu diễn dưới hình thức điện tử hoặc giấy, phụ thuộc vào quy định của cơ quan thuế.

• Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thông qua các phương tiện điện tử bởi những cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Loại hóa đơn này tuân thủ theo các quy định pháp luật về kế toán và thuế, và có thể bao gồm cả loại hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà trước khi gửi cho người mua, cơ quan thuế đã cấp một mã đặc biệt. Mã này bao gồm số giao dịch độc nhất từ hệ thống của cơ quan thuế và một chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được tổ chức kinh doanh gửi đến người mua mà không kèm theo mã từ cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Cách bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử:

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan cần được bảo quản, lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự chọn lựa phương pháp bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh và khả năng áp dụng công nghệ của mình.

Điều quan trọng cần đảm bảo là hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải luôn có khả năng được in ra giấy hoặc có thể tra cứu một cách dễ dàng khi có yêu cầu từ phía người dùng hoặc cơ quan quản lý.